Access-Import

Mit Hilfe der Access-Import-Funktion können Sie große Datenbestände aus anderen Programmen zur Artenerfassung in MultiBaseCS importieren. Dazu ist es notwendig, die zu importierenden Daten für den Import aufzubereiten. Für diesen Zweck können Sie die Access-Import-Vorlage verwenden.

Erstellen Sie über das Menü "Datei / Importieren / Access-Import / Import-Vorlage erstellen (Beobachtungen)" eine leere Access-Import-Vorlage.

Löschen Sie keine Spalten aus der Access-Import-Vorlage und ändern Sie nicht die Spaltenbezeichnungen. Andernfalls erkennt die Importfunktion die Microsoft Access-Datenbank nicht als gültige Import-Datei und bricht den Importvorgang ab.

Kopieren Sie nun die entsprechenden Daten Spalte für Spalte in die Import-Vorlage. Ändern Sie dabei weder die Sortierung der einzelnen Spalten der Import-Vorlage, noch die der Quell-Datei.

Homogenisieren Sie nun den Datenbestand der Import-Vorlage. Achten Sie insbesondere auf eine einheitliche Schreibweise der Beobachter und der Herkunft. Verwenden Sie, sofern vorhanden, die Schreibweise aus Ihrer MultiBaseCS-Datenbank.

Feldbezeichnung	Erlaubter Inhalt
Art	ID_Art, deutscher Artenname, wissenschaftlicher Artenname (muss in MultiBaseCS in der Referenzliste vorhanden sein)
Datum	gültiges Datum; wenn kein Datum vorhanden ist, nutzen Sie die Felder [Monat] und [Jahr]. Monat und Jahr müssen nicht gefüllt werden, wenn ein Datum angegeben ist.
Tag	Zahlen 1 - 31
Monat	Zahlen 1 - 12
Jahr	4-stellige Jahreszahl, nicht größer als das aktuelle Jahr
Beobachter	GUID_Beobachter, Beobachter (wird angelegt, wenn nicht vorhanden)
Bestimmer	GUID_Bestimmer, Bestimmer (wird angelegt, wenn nicht vorhanden)
Herkunft	GUID_Herkunft, Herkunft (wird angelegt, wenn nicht vorhanden)
Quelle	Quelle (wird angelegt, wenn nicht vorhanden)
Sammlung	Sammlung (wird angelegt, wenn nicht vorhanden)
Fundort (oder Ortsbezeichnung)	grobe Ortsangabe, z.B. Gemeinde; optional detaillierte Ortsbeschreibung
Fundort_Zusatz	optional, detaillierte Ortsangabe
MTB	Messtischblatt, 4-stellig
Quadrant	Zahlen 1-4 oder als Kürzel (NW, NO, SW, SO), oder Rasterwerte
X	x-Wert einer Koordinate (Rechtswert)
Y	y-Wert einer Koordinate (Hochwert)
EPSG	EPSG-Code (siehe Tabelle Unterstützte Koordinatensysteme)
Toleranz	ID_Toleranz, Toleranz
Hoehe	Hoehe des Fundortes in Metern
Biotop	Biotop / Lebensraumtyp
Nachweistyp	ID_Nachweistyp, Nachweistyp, Kürzel
Verhalten	ID_Verhalten, Verhalten, Kürzel
Reproduktion	ID_Reproduktion, Reproduktion, Kürzel
Quartiertyp	ID_Quartiertyp, Quartiertyp, Kürzel
Anzahl	ausschließlich Zahlen, keine Mengenklassen
Einheit	ID_Einheit, Einheit, Kürzel
Anzahl_maennlich	ausschließlich Zahlen, keine Mengenklassen
Anzahl_weiblich	ausschließlich Zahlen, keine Mengenklassen
Anzahl_Details	zusätzliche Angaben zur Anzahl, max. 255 Zeichen
Bemerkung_1	Bemerkung
Bemerkung_2	weitere Bemerkung; beide Bemerkungen werden zusammengeführt und mit einer Leerzeile getrennt
Ringnummer	für den optionalen Import von Ringnummer
Merkmal	eine zusätzliche Information zur Beobachtung

Einträge in den Feldern Toleranz, Nachweistyp, Verhalten, Reproduktion und Einheit müssen in der Datenbank in den entsprechenden Referenzlisten vorhanden sein. Die Schreibweise muss exakt den MultiBaseCS-Referenzlisteneinträgen entsprechen.

Einträge in den Feldern Nachweistyp, Verhalten, Reproduktion und Einheit müssen für die jeweilige Kategorie der angegebenen Art in den Referenzlisten von MultiBaseCS aktiviert sein.

In allen Spalten der referenzierten Felder (Art, Beobachter, Herkunft, Nachweistyp, Quelle, Einheit, Quartiertyp) können Sie sowohl die jeweilige ID als auch den "Klartext" (bzw. das Kürzel, wenn vorhanden) der jeweiligen Referenz angeben. Achten Sie jedoch bei gleichzeitiger Angabe von ID's (Zahlen) und "Klartext" (gemischter Modus) darauf, dass Sie ID's nicht als Zahl sondern als Text speichern. Setzen Sie dazu vor die Zahl ein Hochkomma [ ' ] (2. Funktion der Raute-Taste) und ignorieren Sie bei neueren Microsoft Excel-Versionen den Hinweis auf mögliche Formatfehler. Zahlen, die im gemischten Modus nicht als Text gespeichert sind, werden beim Import vom Datenbanktreiber nicht erkannt und verursachen dadurch Importfehler.

Die Felder X, Y, und EPSG ermöglichen den Import von Koordinaten unterschiedlicher Koordinatensysteme. Lesen Sie dazu die Hinweise am Ende dieses Kapitels.

Die Informationen in den Feldern Bemerkung_1 und Bemerkung_2 werden im Feld Bemerkung zusammengeführt und mit einer Leerzeile voneinander getrennt. Der Text in diesen Feldern darf beliebig lang sein.

Um benutzerdefinierte Informationen zu importieren, legen Sie zusätzliche Spalten in der Access-Liste an und benennen Sie diese nach folgendem Schema:

Um z.B. Informationen zu Pegelständen zu importieren, legen Sie ein Spalte mit der Bezeichnung [Benutzer_Pegelstand] (ohne Klammern) an. Füllen Sie dieses Feld mit den entsprechenden Werten.

Achten Sie darauf, keine Leerzeichen bei der Angabe der Feldbezeichnung zu verwenden.

Starten Sie den Import. Wählen Sie dazu den Eintrag "Access-Datenbank importieren (Beobachtungen)" aus dem Untermenü "Access-Import" im Hauptmenü "Datei".

Wählen Sie die Access-Datenbank sowie die zu importierende Tabelle aus. Mit setzen des Hakens bei "Ortszuordnung über die Ortsbezeichnung herstellen", werden die Beobachtungen anhand der Bezeichnung des Fundorts automatisch einem bereits in der MultiBaseCS-Datenbank enthaltenen Ort zugeordnet. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende Ort im Vorfeld im Modul "Orte & Gebiete" angelegt wurde.

Während des Imports prüft MultiBaseCS jeden einzelnen Datensatz auf mögliche Fehler. Werden während des Importvorgangs Fehler bzw. Inkonsistenzen festgestellt, werden keine Datensätze importiert. Die Prüfung der restlichen Datensätze wird jedoch fortgesetzt.

Nach Abschluss der Prüfung werden alle gefundenen Fehler in einer Zusammenfassung angezeigt. Diese kann als Microsoft Excel-Datei gespeichert werden und für die Korrektur der fehlerhaften Datensätze verwendet werden. Korrigieren Sie die Fehler in der Import-Datei, speichern und schließen Sie die Import-Datei und starten Sie den Importvorgang erneut.

Die Daten der Access-Import-Datenbank werden erst nach MultiBaseCS übernommen, wenn der Import fehlerfrei durchläuft.

Um Koordinaten eines der unterstützten Koordinatensysteme zu importieren, tragen Sie die entsprechenden Rechts- und Hochwerte (bzw. Länge und Breite) in die Felder X und Y ein. Geben Sie bitte außerdem im Feld EPSG an, in welchem Koordinatensystem die Koordinaten gespeichert sind.

EPSG-Code	Koordinatensystem
2397	Gauß-Krüger Pulkovo 1942/83 Zone 3
2398	Gauß-Krüger Pulkovo 1942/83 Zone 4
2399	Gauß-Krüger Pulkovo 1942/83 Zone 5
3034	LCC ETRS 89
3035	LAEA ETRS 89
3068	Soldner DHDN
4178	Geographische Koordinaten Pulkovo 1942/83
4314	Geographische Koordinaten Bessel Potsdamer Datum
4258	Geographische Koordinaten ETRS 89
4326	Geographische Koordinaten WGS 84
25831	UTM ETRS 89 Zone 31 N
25832	UTM ETRS 89 Zone 32 N
25833	UTM ETRS 89 Zone 33 N
325833	UTM ETRS 89 Zone 33 N (Brandenburg, führende 3)
3325833	UTM ETRS 89 Zone 33 N (Mecklenburg-Vorpommern, führende 33)
31466	Gauß-Krüger Bessel 2. Streifen
31467	Gauß-Krüger Bessel 3. Streifen (MagicMaps-Koordinatensystem)
31468	Gauß-Krüger Bessel 4. Streifen
31469	Gauß-Krüger Bessel 5. Streifen

X	= Rechtswert	= Geographische Länge
Y	= Hochwert	= Geographische Breite