In MultiBaseCS werden bei der Eingabe einer Beobachtung zunächst alle primären Informationen erfasst. Dies sind in der Regel der Zeitpunkt, der Fundort sowie die näheren Umstände der Beobachtung. Außerdem ist von Bedeutung: Wer ist der Beobachter bzw. aus welcher Quelle stammt die Information, handelt es sich um sensible Daten?

Nun können jedoch, je nach Untersuchungsmethode, weitere, sehr unterschiedliche Informationen für die Auswertung eine wichtige Rolle spielen. Bei den verschiedenen Artengruppen klaffen diese Informationen allerdings weit auseinander.

Wollte man alle diese Informationen in einer einzigen Tabelle bzw. in einem einzigen Datensatz speichern, bliebe in den meisten Fällen ein Großteil der Felder leer. Dabei entsteht ein entscheidender Nachteil: Die leeren Felder belegen durch die Reservierung von Speicher nutzlosen Platz. Dadurch wird die Datenbank unnötig vergrößert.

Damit Sie als Kartierer dennoch die Möglichkeit haben, alle Informationen zu einer Beobachtung strukturiert zu speichern, können Sie diese Informationen in Benutzerdefinierten Feldern ablegen. Dabei wird jede Information als einzelner Datensatz in einer so genannten "Detailtabelle" gespeichert. Dadurch können zu jeder Beobachtung beliebig viele Zusatzinformationen erfasst werden.

Ablage der Zusatzinformationen in der Datenbank: Zu einer Beobachtung können beliebig viele Zusatzinformationen erfasst werden

In MultiBaseCS unterscheiden wir 3 Arten von Zusatzinformationen.

1. Vordefinierte Zusatzfelder

Vordefinierte Zusatzfelder werden durch die Anwendung vorgegeben. Die Vergabe der Felder erfolgt durch feste Definition des Namens, des Eingabeformates und gegebenenfalls durch Hinterlegung von Referenzlisten. Außerdem kann angegeben werden, für welche Artenkategorien das Feld verfügbar sein soll.

Dadurch wird der Kartierer gezwungen, die Zusatzinformationen nach den jeweiligen Vorgaben abzulegen. Die Zusatzinformationen können dann jedoch leichter ausgewertet werden. Wann immer es möglich ist, sollten Sie deshalb Zusatzinformationen in Vordefinierten Zusatzfeldern ablegen.

2. Benutzerdefinierte Einträge

Benutzerdefinierte Einträge kann jeder MultiBaseCS-Nutzer selbst anlegen. Somit können alle zusätzlichen Informationen in der Datenbank gespeichert werden. Hierbei lassen sich allerdings weder Eingabeformate definieren noch Referenzlisten hinterlegen.

3. Bilder / Fotos / Dokumente / Mediendateien

Zu jeder Beobachtung lassen sich beliebig viele Bilder bzw. Fotos speichern. Voraussetzung dafür ist, dass in den Optionen der Pfad zum Bilderverzeichnis hinterlegt ist.